Rollen & verantwoordelijkheden
Wat gebeurt er binnen teams als er onduidelijkheid is over:
- Wie welke taken uitvoert.
- Wie welke verantwoordelijkheden draagt.
Misschien strookt de eigenlijke praktijk wel niet met wat op papier staat, of met wat gecommuniceerd wordt?
Als je onderstaande geluiden hoort, weet dan dat er rolonduidelijkheid is:
- Rolonduidelijkheid zorgt voor stress en frustraties bij alle betrokkenen.
- Taken worden dubbel gedaan en andere niet. Want iedereen of niemand ziet ze als zijn taak.
- Medewerkers, leidinggevenden en externen krijgen het zo ook moeilijk om prioriteiten te stellen. Behoorlijk explosieve combinaties, ondanks goede bedoelingen bij iedereen.
- Medewerkers zien het eigenaarschap van hun taken verdwijnen omdat ze constant verantwoording afleggen en zich indekken door álles af te toetsen bij de leidinggevende, collega of partner.
- De leidinggevende ziet medewerkers die "geen beslissingen kunnen nemen" en een heleboel taken die op haar bord terecht komen. Anderen voelen zich onvoldoende betrokken en er bestaan verschillende visies op beslissingsruimte, wat leidt tot conflict.
- Mensen gaan shoppen. Als de rollen onduidelijk verdeeld zijn, worden vragen gesteld aan wie volgens de vrager de meest meegaande persoon zal zijn. Zo wordt begrenzen moeilijker, wordt soms te weinig gedelegeerd en ontstaat wrijving.
Wat kun je zelf doen?
Zoals je kunt lezen levert onduidelijkheid van rollen & verantwoordelijkheden niet alleen frustratie op maar heeft het ook impact op de efficiëntie en effectiviteit van het team. Tja, dus wat kun je hier zelf dan aan doen?
WEET WANNEER
Weet wanneer je rolonduidelijkheid ervaart. Denk na over de thema's, types van overleg, taken,... waarbij je niet altijd helder voor ogen hebt wat wel en niet in jouw handen ligt.
PRAAT EROVER
Breng de rollen ter sprake of wijs je collega, leidinggevende of externe partner er op.
ZIJN ER AL AFSPRAKEN (procedures)
Breng de rollen ter sprake of wijs je collega, leidinggevende of externe partner er op.
Als je vervolgens helder hebt wie wat zou moeten doen. Dan helpt het om bij standaard werkzaamheden, deze rollen & verantwoordelijkheden ook vast te leggen. Hiervoor gebruiken we o.a. Mastercontrol waarbij we in de procedures middels een RACI dit vastleggen/beschrijven.
Raci methodiek
In procedures maken we dus gebruik van de RACI methodiek. Bij een RACI is het gebruikelijk om ‘rollen’ te benoemen en geen individuele personen. Een rol is een set aan taken en activiteiten die in een bepaalde positie vervuld moeten worden. Deze rol wordt gegeven aan een medewerker die deze taken en activiteiten kan vervullen. Rollen kunnen eventueel worden overgedragen aan iemand anders.
RACI is het acroniem voor de vier rollen die het onderscheidt:
- ‘Responsible’ is degene die het werk uitvoert.
- ‘Accountable’ is degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering en hier beslissingen over neemt.
- ‘Consulted’ is degene die wordt geraadpleegd alvorens een bepaalde taak wordt uitgevoerd.
- ‘Informed’ is degene die wordt geïnformeerd, bijvoorbeeld over de voortgang van zaken.
Als er duidelijkheid is over wat er wordt verwacht van de medewerkers in de verschillende rollen, creëert dit veel overzicht. Is er een probleem of moet er iets geregeld worden, dan is gauw duidelijk waar je moet zijn. Hierdoor zijn organisaties in staat om sneller beslissingen te nemen en actie te ondernemen.
RACI binnen een organisatie
Een RACI kan klein zijn maar echter ook een stuk groter worden, bijvoorbeeld bij organisaties. Daarin is er vaak sprake van complexe processen, meerdere afdelingen en betrokkenen. In dat geval zal de RACI waarschijnlijk nog belangrijker zijn, want het gevaar van langs elkaar heen werken is dan vele malen groter.
Houd bij het opstellen van een RACI rekening met de volgende voorwaarden.
- Per taak is er 1 ‘A’ nodig. Niet meer (geen twee kapiteins op een schip) en niet minder (geen eigenaarschap betekent dat taken geen prioriteit krijgen).
- Te weinig of geen R’s bij een bepaalde taak, betekent dat die taak niet afkomt. Te veel R’s kan leiden tot verwarring of inefficiëntie.
- Indien er bij een taak veel C’s zijn voor een bepaalde taak, zou het wel eens kunnen zijn dat het een heel stroperig proces is. Immers mogen veel mensen zich bemoeien met deze taak.
- Te weinig C’s of I’s kan erop duiden (te) weinig mensen betrokken zijn bij deze taak en dat er mogelijk beter of meer gecommuniceerd moet worden.
Het loont dus om te werken aan complete procedures met heldere/duidelijkheden taken en verantwoordelijkheden.
Dus mocht je merken dat er onduidelijkheden zijn bij jou op het werk of zelfs thuis...maak het bespreekbaar!
succes!
Reactie plaatsen
Reacties